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¿QUÉ ES EL SIAPOA?

El SIAPOA es una herramienta muy útil para la administración, pues facilita a las Instituciones el establecimiento de lineamientos y políticas a seguir para la programación de las actividades de una manera más organizada y acorde a las funciones específicas de cada área. Esto permite:

Estos elementos no sólo simplifican el análisis de los procesos sino que constituyen una herramienta invaluable para la toma de decisiones.

¿Qué hace el SIA-POA?

Elaboración de PTA y del POA

Cada departamento elabora su plan de trabajo anual, relacionando sus metas y objetivos para dar cumplimiento a las metas y objetivos institucionales. De la base de datos que se forma con los PTA de las áreas, se integran los reportes que conforman el Programa Operativo Anual de la Institución.

Programación de uso de recursos

Permite programar el uso de los recursos financieros, estableciendo las actividades a realizar mes a mes durante todo el año, así como las necesidades de servicios y recursos materiales por cada actividad programada.

Elaboración de requisiciones

Por medio del sistema los departamentos envían a Recursos Materiales sus necesidades de insumos (de acuerdo a lo que programaron y les fue autorizado en su Plan de Trabajo Anual) durante el período establecido para requisiciones. Recursos Materiales podrá dar seguimiento a las requisiciones por área de modo que, en coordinación con Recursos Financieros, se pueda llevar un control de gastos por área. El sistema permite reducir considerablemente el uso de papelería, además de reducir los tiempos de revisión y los trámites burocráticos.

Relación de gasto ejercido y presupuesto disponible total y por área

Relación del presupuesto total ejercido contra lo asignado, actualizado diariamente de acuerdo a los movimientos que se realicen. El Director de la Institución y los Jefes de área pueden consultar el cumplimiento del POA tanto en actividades como en recursos, teniendo esta herramienta a la mano a cualquier hora.

Impresión de reportes de acuerdo a las necesidades de la Institución

El SIA-POA genera de manera automática e imprime los reportes del POA en formatos requeridos por la Institución, respetando logos y claves. Algunos de los reportes que genera el sistema son: Relación de gasto ejercido y presupuesto disponible total y por área, Concentrado por subsidios, por partida y subpartida, por metas, reportes de viáticos, de comisiones y de vales de gasolina.

Soporte técnico en línea

El sistema cuenta con un módulo que se comunica directamente con el encargado de Soporte Técnico de la empresa proveedora, quien le brindará atención inmediata. El soporte técnico se brinda durante un año, reduciendo los gastos de la Institución por mantenimiento del sistema.

Beneficios

Configuración de base de datos para alimentar el sistema

El SIA-POA está configurado para que Planeación, Recursos Materiales y Recursos Financieros capturen en la base de datos los procesos estratégicos, procesos clave, usuarios, departamentos, metas, objetivos, estrategias, acciones, proveedores, insumos, capítulos, precios, etc. Tienen también la posibilidad de modificar esta información de acuerdo a las necesidades de la organización, reduciendo el tiempo de desarrollo del POA.

Reducción de tiempo de elaboración del POA

Gracias al manejo de la base de datos, el tiempo de elaboración del POA se reduce considerablemente, tomando en cuenta que la captura de información es mínima ya que en la mayor parte de los módulos las áreas al hacer su Programa de Trabajo Anual sólo tienen que seleccionar de las listas los elementos que se ajusten a sus necesidades. De esta manera, los documentos que integran el POA se generan automáticamente, reduciendo el tiempo que Planeación invierte en la elaboración de los concentrados (tiempo promedio de Planeación para generar el total de reportes es de 5 a 6 semanas, tiempo del SIA-POA por reporte es de menos de 2 minutos, con posibilidad de imprimirlo con datos actualizados diariamente, por semana, mensual o anual).

Manejo y actualización constante de base de datos

Permite a la Institución el manejo y control de lineamientos para la elaboración de los Planes de Trabajo y del POA, de modo que las áreas no pueden establecer actividades fuera de las políticas establecidas.

Escalable y Modificable

El sistema está desarrollado de modo que la Institución tiene la opción de solicitar modificaciones y crecerlo de acuerdo a sus requerimientos. Es decir, se pueden agregar, quitar y modificar módulos, formatos, reportes, etc. Hasta la fecha y gracias a la contribución de los IT´s que lo están usando, el SIA-POA ha mejorado notablemente sus funciones, actualizándose constantemente y por ello mejorando su capacidad de organización.

Basado en Sistemas de Gestión de Calidad

El SIA-POA está configurado de modo que todos los reportes que genera se imprimen en los formatos oficiales de los IT´s. Teniendo también la posibilidad de cambiarlos o modificarlos de acuerdo a las necesidades específicas de cada Instituto Tecnológico.

Seguimiento de reportes y del estado actual del POA

Permite a los Directivos de la Institución llevar a cabo el seguimiento de los reportes que se generan diariamente con los movimientos que realizan las áreas en el Sistema (al hacer requisiciones, solicitar vales de gasolina, comisiones, etc.).

Generación de reportes

La generación automática de los reportes que conforman el Programa Operativo Anual a partir del llenado de la base de datos es la principal herramienta que ofrece el SIA-POA.

Seguimiento de avance de metas por medio del Informe Ejecutivo

El sistema contiene la opción de captura de un informe ejecutivo por área, proceso y meta lo que permite a los directivos realizar el análisis de la información de una manera mas rápida además de verificar indicadores por proceso y meta. Mismo informe que se une con el gasto para completar el análisis y evaluación de la información Meta programada/Gasto/Cumplimiento de meta y de esta manera tener el status general de la institución en un espacio de tiempo, para la toma de decisiones por parte del personal directivo.

Qué incluye el paquete SIA-POA